act.12 combinar correspondencia

Esta opción nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De 

esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas 

distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el 

texto que se repetirá en todas las cartas y Word se encargará de generar los datos variables 

que cambian en cada carta, según la persona. De esta forma, podemos generar 

automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están 

almacenados los datos.

La utilidad de combinar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones 

como lo son la generación de etiquetas, la impresión de sobres para invitaciones, etc. 

Conceptos previos 

Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos 

variables que toman su valor del origen de datos. 

Origen de datos.  Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el 

documento principal. Puede provenir de distintos programas, por ejemplo puede ser una tabla 

de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se 

pueden introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso, podemos ver el origen de datos como una lista de registros 

compuestos por campos. 

Un registro corresponde a una fila (renglón) y un campo corresponde a una columna. 

Por ejemplo, si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila 

correspondiente a un cliente y un campo será por ejemplo, el nombre del cliente, otro sería la 

dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente. Crear el documento principal crear el documento principal.  

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo. Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia. Allí haz clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.

Iniciar combinación de correspondencia. Asistente para combinar correspondencia. Se abrirá la sección Combinar correspondencia con el primer paso del asistente, el cual nos va preguntando y nosotros le contestamos, haciendo clic en la opción deseada. Primero, tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc.). Seleccionamos Cartas y hacemos clic en Siguiente, para que aparezca el segundo paso del asistente. En el paso 2, definimos el documento inicial que es el documento que contiene la parte fija, a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento. Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente. En el paso 3, seleccionamos el origen de datos (destinatarios).  Utilizar una lista existente. Aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.  Seleccionar de los contactos de Outlook. En lugar de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contacto.  Escribir una lista nueva. Aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista (ésta es la que utilizaremos en este ejemplo). Al hacer clic en la opción Crear..., se abre el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones y aquí podremos comenzar a llenar nuestros registros. También podemos configurar las columnas e incluso, cambiarles de nombre. Una vez modificada la lista de acuerdo a nuestras necesidades, se procede a guardarla. Observa cómo cambiamos las columnas y el nombre de algunos campos. Para lograrlo, puedes entrar a personalizar columnas, donde encontrarás una manera sencilla para modificar estos elementos. Damos clic en Aceptar y guardamos nuestra lista. Hacer clic en Aceptar para continuar con el paso 4 del asistente: En este paso, redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta y añadimos los campos de combinación. Para ello, debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar. Podemos insertar: Un Bloque de direcciones..., una Línea de saludo..., Franqueo electrónico... o Más elementos.... En la opción Más elementos... aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar. Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente, para continuar con el paso 5 del asistente. En este paso, examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos. Podemos utilizar los botones y para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado. Para finalizar, hacer clic en Siguiente.